Datenschutzordnung des TC Fredenbruch Brühl 1979 e.V.

Präambel

Der TC Fredenbruch Brühl 1979 e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert die freiwillig von den Mitgliedern und Mitarbeitern zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sportbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte (z. B. Tennisverband Mittelrhein, Landessportbund, Tennisschule) weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder und Mitarbeiter/Innen

2.1 Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2.2 Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Geschlecht, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag; Daten in Verbindung mit sportlichen Einsätzen und Ergebnissen).

2.3 Im Rahmen der Betreuung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verarbeitet der Verein insbesondere folgende Daten: Vorname, Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Merkmale, Bankverbindung.

2.4 Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

3.1 Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung, z.B. im TCF Newsletter, und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

3.2 Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.

3.3 Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

3.4 Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht. Ebenso die Daten der Pächter/Pächterin des gastronomischen Betriebes, sowie die der Tennisschule. 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

4.1 Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem 2. Vorsitzenden zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

4.2 Die vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder gemäß § 11 der Vereinssatzung stellen sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

5.1 Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Vorstandsmitgliedern insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

5.2 Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

5.3 Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

6.1 Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

6.2 Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht untereinander in einem ständigen Kontakt per E-Mail stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ (Blindkopie) zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Personen im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Trainer), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Der TC Fredenbruch Brühl 1979 e.V. bestellt keinen Datenschutzbeauftragten, da sich ständig weniger als 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

9.1 Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem 2. Vorsitzenden. Änderungen dürfen ausschließlich durch den 1. + 2. Vorsitzenden vorgenommen werden.

9.2 Der 2. Vorsitzende ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

9.3 Die Einrichtung eigener Internetauftritte (z. B. Homepage, Facebook, Twitter, Instagram, Youtube) von Mannschaften, einzelner Mitglieder oder Mitgliedergruppen unter Verwendung des Vereinsnamens ist nicht gestattet.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

10.1 Alle Mitglieder des Vereins, die Zugang zu personenbezogene Daten haben, dürfen diese nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenverarbeitung ist untersagt.

10.2 Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß § 6 der Vereinssatzung als grober Verstoß gegen die Zwecke des Vereins und als schwere Schädigung des Ansehens und der Belange des Vereins geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den vertretungsberechtigten Vorstand des Vereins am 24.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

Der vertretungsberechtigte Vorstand:

Ernst zur Nieden
1. Vorsitzender

Stefan Wortmann
2. Vorsitzender

Jürgen Embacher
1. Schatzmeister